Машиночитаемая доверенность

Доверенность руководителя, выданная сотруднику организации, широко используется при взаимодействии с контрагентами, государственными, судебными  органами. Машиночитаемая, в том числе нотариальная доверенность (МЧД) — документ, уполномочивающий сотрудника на совершение сделок и действий, для которых закон устанавливает нотариальную форму. С сентября 2024 года применение МЧД стало  обязательным, если документы подаются в электронном виде и должны быть подписаны усиленной квалифицированной подписью.

Особенности МЧД и цель их введения

МЧД представляет собой электронный документ, предоставляющий полномочия на подписание определенных документов и другие действия. Документ формируется в виде структурированного XML-файла, который может быть прочитан программой. С момента внедрения машиночитаемых доверенностей, удостоверяющие центры не оформляют УКЭП на сотрудников от имени организации, тогда как ранее один человек, например, удаленно работающий бухгалтер, мог одновременно иметь несколько подписей от разных организаций.

Машиночитаемая доверенность оформляется на сервисе ФНС, или другом, имеющем необходимый функционал («Контур», «1С Бухгалтерия» и другие), а также с помощью Портала госуслуг. Электронный документ содержит:

• имя руководителя организации;
• наименование, реквизиты компании;
• имя доверенного лица;
• список предоставленных полномочий;
• разрешение (запрет) на передоверие;
• срок действия;
• дату выдачи.

Список полномочий (порядка 2 000 наименований) содержится в специальном кодификаторе ЕСНСИ со свободным доступом. МЧД формируется руководителем компании, подписывается его УКЭП и загружается на блокчейн-платформу ФНС. Если по закону требуется нотариальное удостоверение МЧД, документ дополнительно должен быть удостоверен нотариусом.

Главная задача МЧД — подтверждение полномочий работника организации или индивидуального предпринимателя. Кроме того, единый стандарт оформления документа уменьшает количество ошибок, фальсификацию доверенностей и использование их в неправомерных целях. При смене руководителя компании МЧД продолжает действовать, так как полномочия выдаются от имени юридического лица.

Оформление МЧД через нотариуса

Создать машиночитаемую доверенность ИП или руководитель организации (уполномоченное лицо) может самостоятельно на любом программном обеспечении, предоставляющем такую возможность. Однако сразу загрузить созданный документ в единую базу ФНС не получится: его необходимо выгрузить, подписать УКЭП руководителя или нотариуса, и подгрузить в систему хранения ФНС.

Если предприниматель, руководитель компании не имеют времени для создания МЧД, или испытывают затруднения, или отсутствует сотрудник, которому можно доверить такую работу, можно обратиться к нотариусу, который быстро и грамотно составит документ.

Как заверить МЧД у нотариуса

Единая информационная система нотариата (ЕИС) содержит программный блок для создания машиночитаемых доверенностей. Также она в качестве оператора подключена к хранилищу МЧД, ведением которого занимается федеральная налоговая служба. Формат работы с нотариусом может быть разным. Можно заранее передать ему данные для оформления МЧД, нотариус составит доверенность и пригласит клиента на подписание.

Для заполнения документа потребуются следующие сведения:

О доверителе:

• для юридического лица: наименование, ИНН, ОГРН, КПП, юридический адрес;
• для ИП: ФИО, ИНН, ОГРНИП, СНИЛС;
• данные о руководителе организации-доверителя — ФИО, СНИЛС, должность.

О представителе:

• ФИО физического лица;
• дата рождения;
• паспортные данные;
• СНИЛС;
• ИНН.

Кроме того, необходимо представить список полномочий, которые будут предоставлены доверенному работнику организации.

После заполнения документа лицо, обратившееся к нотариусу за оформлением МЧД, должно посетить нотариальную контору и завершить процедуру. Это занимает несколько минут:

• нотариус проверяет паспорт доверителя;
• доверитель ставит простую электронную подпись на планшете;
• нотариус заверяет МЧД своей УКЭП и отправляет в базу ФНС.

Оформление машиночитаемой доверенности у нотариуса удобно еще и тем, что нотариальная система позволяет сохранять черновики документов. Их можно использовать, если необходимо расширить полномочия представителя, изменить их. В общем случае порядок использования МЧД не позволяет вносить изменения в уже подписанную и размещенную в хранилище доверенность. Ее нужно отменить и создать новую.
Чем отличается нотариальная МЧД от обычной

Сам по себе документ, созданный нотариусом по обращению юридического лица или предпринимателя, ничем не отличается от того, который может быть создан ими самостоятельно. Это верно при условии, что представитель не будет совершать действия, заключать сделки, для которых обязательна нотариально заверенная МЧД. Например, руководитель организации не может выдать доверенность для совершения сделок с недвижимостью, оформления объектов в ЕГРН — регистратор потребует нотариально удостоверенную доверенность. Это относится и к договорам участия в долевом строительстве.

Таким образом, если в обязанности представителя организации входят перечисленные выше функции, МЧД должна быть нотариально удостоверена. Это актуально для застройщиков, девелоперов, в некоторых случаях для банков, автомобильных дилеров, подающих сведения в реестр залогов движимого имущества. Также обязательно по закону должна быть удостоверена нотариусом МЧД, выданная в порядке передоверия. Это часто требуется юридическим лицам со сложной многоступенчатой организационной структурой.

Где обязательно использование МЧД

Машиночитаемые доверенности вводились в оборот постепенно, и с 2024 года стали обязательными при осуществлении многих действий:

• сдача отчетности в ФНС, СФР, ФТС;
• участие в государственных закупках;
• направление сведений в ГИС («Честный знак», Минтруд и др.).
• обмен документами в рамках ЭДО.

Кроме того, МЧД используется для подачи заявлений и документов в арбитражный суд и суды общей юрисдикции. Например, их принимают системы «Мой арбитр», ГАС «Правосудие». Это обязательно в ситуациях, когда от заявителя требуется заверить пакет документов усиленной квалифицированной подписью.

Отмена МЧД, включая нотариальную, производится путем подачи заявления в непосредственно в реестр ФНС или через сервис другого, подключенного к хранилищу, оператора. Нотариально удостоверенная машиночитаемая доверенность может быть отозвана любым нотариусом, а не только тем, который ее выдал. Пометка о недействительности документа появляется в течение суток после подачи заявления об отзыве. Платформа ФНС, где хранятся МЧД, интегрирована с сервисом федеральной нотариальной палаты. При отмене доверенности в ФНС она автоматически прекращает действие в ЕИС нотариата.

В нашей нотариальной конторе прием посетителей ведется в будние дни до 19.00 вечера и до 17.00 в субботу. Нотариус оформит МЧД с любым набором полномочий и направит по адресу, указанному заявителем в электронной форме.